Finde deine Routine und spare Zeit beim Organisieren

Lehne dich einen Augenblick zurück und erinnere dich an eine riesengroße Aufgabe, die du in deinem Leben bereits geschafft hast. Schule und Studium? Deine Ausbildung? Führerschein? Den ersten Urlaub ohne deine Eltern zu organisieren?
Weißt du noch, wie sich diese Aufgabe so riesig angefühlt hat? Vielleicht hast du sogar geglaubt, dass du das niemals packen wirst – und doch sitzt du jetzt hier und erinnerst dich daran, dass du es geschafft hast.

Du fährst Auto, ohne über die einzelnen Handgriffe nachzudenken. Du bist gut in deinem Job. Den Satz des Pythagoras wirst du vielleicht nie verstehen aber du weißt, wie man seine Rechnungen bezahlt und noch so viel mehr, ohne bewusst und angestrengt darüber grübeln zu müssen.

 

Kennst du die Magie dieses Erfolgs?

Sie nennt sich „Routine“.

Warum Routine dir beim Organisieren hilft

Routine, Rituale und Gewohnheiten kannst du ganz automatisiert ablaufen lassen – wie im obigen Beispiel beim Autofahren. Natürlich bist du dir dabei der Handgriffe weiterhin bewusst, aber du musst nicht erst noch einige Augenblicke darüber nachdenken was zu tun ist.
Dadurch sparst du Zeit bei standardmäßigen, wiederkehrenden Aufgaben. Je regelmäßiger du diese Aufgaben machst, desto schneller erledigst du sie.

Wie sieht dein Morgen eigentlich aus? Du quälst dich aus dem Bett, stuffelst zur Kaffeemaschine und anschließend ins Badezimmer, um dir die Zähne zu putzen. Das ist deine Routine. Die festen Zeitabläufe hast du inzwischen so perfekt verinnerlicht, dass du sie schon kennst, noch bevor du wach bist (oder bevor du die erste Tasse Kaffee intus hast).

Wenn du jeden Abend deinen Schreibtisch aufgeräumt verlässt, wirst du am nächsten Tag nicht von Chaos begrüßt. Klingt einleuchtend? Trotzdem machen es viele nicht. Dabei ist es eigentlich ganz einfach, die Schmierzettel wegzuschmeißen oder auf einen Stapel zu ordnen, die Kaffee-Tasse in die Küche zu bringen und die Kekskrümel wegzuwischen.

Quintessenz: Routinierte Abläufe = Besseres Organisieren = Weniger Chaos

Hier ein Beispiel aus meinem Organisations-Alltag:

Als ich mit meinem Studium anfing, konnte ich nur ganz rudimentär tippen – Kenner nannten es die „2-Finger-Technik“ 😀 . Ich war damals einfach nicht der PC-Schreiber, daher war es für mich nie notwendig, schnell schreiben zu können.
Dann kam die erste Hausarbeit – und dank Prokrastination wurden aus 4 Wochen Schreibzeit nur noch läppische 48 Stunden. Aus der Not heraus fing ich an, schneller zu tippen, das 10-Finger-System lernte ich quasi auf einem Weg wie von allein. 😉

Mittlerweile tippe ich manchmal schneller als ich meine Gedanken überhaupt fassen kann – sozusagen vollautomatisch! Ich muss nicht mehr darüber nachdenken, wohin jetzt mein Zeigefinger kloppen muss, welche Taste für den Daumen reserviert ist etc.
Bei der zweiten Hausarbeit konnte ich so deutlich schneller fertig werden (auch wenn ich aus der ersten Nummer mit dem Aufschieben trotzdem nichts gelernt habe).

3 Tipps für bessere Routine im Organisationsalltag

1. Sortiere die standardmäßigen, wiederkehrenden Aufgaben heraus

Einige Aufgaben wiederholen sich bei dir jeden Tag. Zähne putzen, Müll rausbringen, E-Mails lesen und unrelevante löschen etc. Einige davon erledigst du bereits automatisch, weil du sie schon so oft gemacht hast. Andere Aufgaben fallen dir vielleicht schwer, weil du nicht weißt, wo du sie unterbringen sollst.

„Ich habe überhaupt keine Zeit dafür!„, schimpfst du dann vielleicht.
Denke erstmal darüber nach, ob es sich um eine Aufgabe handelt, die du überhaupt routinieren kannst. Es gibt auch Arbeit, die nicht automatisiert werden sollte.

Um das klar zu stellen: Es geht hier nur darum, dass du kleine Tätigkeiten, die dir jeden Tag begegnen und die du sowieso immer wieder machen musst, sinnvoll routinierst! Das klappt nicht vollständig für Aufgaben, die etwa einen kreativen Denkprozess erfordern. Bis zu einem gewissen Grad kannst du durch Wiederholungen aber auch hier z.B. schneller Denken.

2. Baue diese Aufgaben sinnvoll in deinen Alltag ein

Als nächsten Schritt überlegst du dir nun, wie du die Tätigkeit in deinen Alltag integrieren kannst. Dabei sollte sie möglichst sinnvoll eingebaut werden. Schau deswegen z.B., wie das Müll-Rausbringen zeitlich am besten in deinen restlichen Ablauf passt. Wenn du jeden Morgen die Wohnung verlässt, baue das Rausbringen direkt dazu ein.
Wenn du E-Mails lesen und löschen willst, dann verknüpfe das mit einer anderen Tätigkeit. Ich mache das z.B. beim Kaffeetrinken. So weiß ich auch immer, dass ich aufhören muss, wenn der Kaffee leer ist – und verfange mich nicht sinnlos in meinen Mails. 😉

3. Übe dich in Geduld – dann geht es bald ganz von allein

Es gibt so viele Sprichwörter für Geduld, weil sie einfach so wichtig ist. Auch jetzt. Du darfst nicht erwarten, dass du sofort eine Routine hast, wenn du erstmal die wichtigsten Aufgaben gefunden hast. Mit einer Routine kannst du zwar jede Menge Zeit sparen, aber am Anfang benötigst du Geduld, bis sich eine Gewohnheit eingestellt hat. Du musst erst lernen, die Aufgaben zu erledigen, dein Körper muss die Handgriffe erst akzeptieren und verinnerlichen.
Das hängt auch mit dem Gehirn zusammen: Es muss erst gewisse Vernetzungen bilden, die mit der Zeit immer effektiver werden.
Aber keine Sorge: Wenn du dran bleibst, wirst du mit tollen Erfolgen belohnt!

Aber Achtung: Routine kann dich auch hemmen

Du musst allerdings aufpassen, dass du nicht jede Tätigkeit, die dir am Tag so begegnet, ritualisierst.

Zum einen gibt es einfach Aufgaben, die so einmalig oder außergewöhnlich sind, dass es sich nicht lohnt, sie in einen festen Ablauf einzubauen.

Zum anderen verspielst du dann die Chance, dich auch neuen Herausforderungen zu stellen. Wenn du alles sehr streng regelst, nur das erledigst, was gerade im Zeitplan steht und dir selbst alles Spontane verbietest, lernst du nichts Neues mehr kennen. Du verharrst in deinem Ritualismus, klammerst dich an die festen Abläufe.

Wenn du an diesem Punkt angelangt bist, dann frage dich einen Moment, wozu du das überhaupt machst. Nur um deinen Tag irgendwie rum zu kriegen? Nur um irgendwas organisieren zu können?

Ist dein Ziel nicht eher, durch richtiges Organisieren mehr Zeit für dich selbst zu haben? Mehr Ordnung, um dich wohl zu fühlen? Um dich zu entfalten? (Sorry, dass es an dieser Stelle etwas esoterisch klingt :D).

Nimm dir daher in solchen Fällen lieber doch mehr Zeit – ganz konkret für diese besonderen Aufgaben, die du nicht in dein Ritual einpacken kannst. Wenn du dir dazu täglich einige Zeit frei hältst, bist auch nicht überfordert.

Fazit

Hast du selbst eine Routine in deinen Alltag integriert? Welche Aufgaben erledigst du schon vollautomatisch?