Wie du mit 7 einfachen Tipps deine perfekte To-Do-Liste erstellst

To-Do-Liste – ein Klassiker! Jeder braucht sie, viele schreiben sie, einige geben es nicht zu. Mit diesem Artikel leite ich meine #Organisiert durch 2015 – Reihe ein. :)

Das Gehirn gehört zu den faszinierendsten Organen des menschlichen Körpers. Eine unfassbare Fülle an Informationen kann gespeichert und wieder abgerufen werden. Das Langzeitgedächtnis macht’s möglich. Diese Informationen müssen jedoch zunächst das Kurzzeitgedächtnis passieren – und das hat eine Kapazitätsgrenze. Spontane Einfälle werden z.B. nicht von allen Menschen lange genug behalten, um sie wieder abrufen zu können – sie sind gelöscht! Warum? Weil um diese Einfälle herum zu viel Rauschen ist, zu viele Eindrücke gleichzeitig, mit denen das arme Kurzzeitgedächtnis schon genug zu tun hat.

 

Deswegen schreiben wir uns Termine auf, machen uns Einkaufslisten und stellen uns Lernpläne auf. Das alles sind Formen von To-Do-Listen. Sie halten fest, welche Aufgaben zu erledigen sind.

Gibt es eigentlich die perfekte To-Do-Liste? Es gibt zumindest einige Wege, um sie effizienter zu nutzen und das Chaos aus den eigenen Listen zu verbannen. Bist du bereit für ein paar Tipps?

Tipps-perfekte-To-Do-Liste
To-Do-Liste für den Blog

1. Erledige Aufgaben sofort, wenn du nicht länger als 2 Minuten brauchst. Schreibe sie NICHT auf.

Als ich diesen Tipp vor langer Zeit selbst erhielt, war er für mich der entscheidende Schlüssel, meine To-Do-Listen sinnvoll zu gestalten. Deswegen will ich ihn dir auch an erster Stelle nennen. Vielleicht kennst du ihn sogar schon.
Schreibst du dir Folgendes auch auf?

  • „Müll rausbringen“,
  • „Bett machen“ oder
  • „Haare föhnen“

Schreibst du sie am liebsten dann auf, wenn du sie schon erledigt hast? ;) Dadurch kannst du immerhin schon 3 Häkchen setzen und kannst dich endlich mal zufrieden zurücklehnen. Dadurch gaukelst du dir nur selbst etwas vor.

Was im ersten Moment nach Selbstmotivation aussieht, erreicht das genaue Gegenteil: Wenn du schon etwas von der Liste gestrichen hast, redest du dir ein, dass du es für den Rest auch ruhig angehen lassen kannst.
Das bringt so nichts. Denn Aufgaben, die wirklich wichtig sind, werden nicht erledigt und gehen auf Kosten der Dinge, die du sowieso schon automatisch erledigen kannst (oder gehst du mit nassen Haaren nach draußen?).

Erledige alle Dinge, die mit wenigen Handgriffen erledigt sind, sofort. Wie lange du für neue Aufgaben brauchst, kannst du natürlich nicht beim ersten Mal abschätzen. Doch mit der Zeit entwickelst du dafür ein eigenes Zeitgefühl.

Das Bett muss gemacht werden? Erledige das direkt nach dem Aufstehen. Müll rausbringen? Wenn du gleich die Wohnung verlassen willst, dann stell den Müllbeutel direkt in den Flur. So vergisst du ihn nicht (aber lass ihn da bitte nicht zu lange stehen…).

2. Schreibe für jeden Aufgabenbereich, für jede Kategorie eine eigene To-Do-Liste.

Für dich klingt dieser Tipp vielleicht nach einer Selbstverständlichkeit, für viele ist das aber nicht so klar:

Eine Einkaufsliste gehört nicht in den Lernplan. Aber auch Termine haben nichts in einem Lernplan verloren (Ausnahme: Prüfungstermine).

Konzentriere dich pro Liste nur auf die Aufgaben, die diesen Bereich berühren.
Es gibt Genies, die das Chaos beherrschen – es gibt Experten, die das für eine Ausrede halten – aber in der Regel fühlst du dich durch eine riesige aufgeblähte To-Do-Liste sofort demotiviert.
Eine Einkaufsliste mit 5 Produkten ist schneller abgehakt, als eine Aufstellung von 30 Tagesaufgaben und zaubert dir schon das erste zufriedene Lächeln ins Gesicht.

„Ich habe aber eine allgemeine To-Do-Liste, die auf meinem Tisch liegt und die ich immer vollkritzel, wenn mir eine Idee kommt!“
Ja, das ist ok. Nur überlege dir, was du mit dieser Liste machst.
Ist es nur ein Schmierzettel, der einfach da liegt und Gedanken festhält? Gehst du die Aufgaben tatsächlich nochmal durch, um sie zu erledigen? Schreibst du dir dann nochmal eine To-Do-Liste, um die Dinge von deiner allgemeinen To-Do-Liste zu streichen? Man kann sich auch in Grund und Boden verwalten. ;)
Denke an die Zeit, die du dabei verschwendest, wenn du eine wuselige Liste nach Aufgaben durchsuchst, die noch zu erledigen sind.

Solche „allgemeinen“ Listen habe ich auch neben dem Bett liegen, damit ich spontane Gedanken, die mir abends kommen, festhalten kann. Die Liste nehme ich aber immer morgens mit raus (bzw. reiße den Zettel vom Block) und schaue, was direkt erledigt werden kann. In der Regel steht dann dort drauf „Namensschild nicht vergessen“ oder „Waschmaschine vor der Arbeit einschalten“.

3. Formuliere die To-Do-Liste in ganzen Sätzen.

In den meisten Fällen bietet es sich an, ganze Sätze statt Ein-Wort-Stichpunkte aufzuschreiben (Ausnahme: Einkaufsliste).

Das hat 2 Vorteile:
Zum einen überlegst du dir, ob du jede Kleinigkeit wirklich notieren musst oder ob du das nicht jetzt direkt erledigen kannst. Wer mehr schreiben muss, schreibt weniger.

Zum anderen forderst du dich durch das Verwenden von Verben (früher sagte man Tu-Wörter :D ) selbst zu einer Handlung auf.
Ein simples „Ordner“ sagt nicht viel aus. Daraus kann man so viel mehr machen: „Ordner bei XY kaufen“ oder „Ordner beschriften“ oder „Ordner nach Aktualität durchgehen“.
Wenn du der Typ dafür bist oder es auf die Spitze treiben willst, kannst du auch richtige Forderungen formulieren: „Kaufe Ordner bei XY!“ oder „Sortiere die Ordner nach Aktualität!“

4. Halte einen roten Faden ein.

Die Roter-Faden-Methode habe ich damals beim Lernen sehr gerne angewendet (dazu wird es einen eigenen Blogartikel geben), doch sie eignet sich hervorragend auch für To-Do-Listen. Ziel ist es, dass du die Aufgaben sinnvoll miteinander verbindest, um einige Dinge vielleicht gleichzeitig erledigen zu können. Das kannst du auf verschiedenen Wegen erreichen.

Beispiel:
Willst du dir einen Aufräum-Plan machen? Setze dich in die Mitte des Raumes und schaue zur Tür. Gehe nun mit deinen Augen den Raum im Kreis entlang und schaue dir die einzelnen Gegenstände an bis du wieder bei der Tür angekommen bist.
Gehören sie hierhin? Muss darauf Staub gewischt werden? Müssen die Bücher aussortiert werden? Gardinen waschen? Fenster putzen?
To-Do-Liste-roter-Faden
So schreibst du dir die Sachen auf, die erledigt werden müssen.
Entgegen des Tipps Nr. 1 mache ich es manchmal so, dass ich hier auch Dinge aufschreibe, die weniger als 2 Minuten dauern würden (z.B. eine einzige Blume gießen), weil sie in meinen roten Faden passen.

5. Setze eine Deadline.

Eine To-Do-Liste sagt im besten Fall aus, welche Aufgabe du zu welchem Zeitpunkt erledigt haben musst. Wenn dir einen festen Erledigungstermin setzt, treibst du dich selbst dazu an, es auch wirklich zu tun. Außerdem kannst du schätzen, wie lange du für die Tätigkeit wohl brauchen wirst und dann versuchen, diese Zeit selbst zu toppen – eine Challenge gegen dich selbst sozusagen. ;)

Beispiel:
Die Sockenschublade bis 20 Uhr aussortieren, Dauer: 20 Minuten.
Fege und wische das Treppenhaus! Dauer: 30 Minuten.
Putze das Fenster im Wohnzimmer. Dauer: 20 Minuten.
Du musst das natürlich nicht so streng regeln. Wichtig ist nur, dass du dir einen Zeitpunkt setzt, zu dem die Aufgabe unbedingt erledigt sein muss. Nicht schieben!

Für den Fall, dass du zu den nicht selten vorkommenden Prokrastinierern gehörst: Suche dir jemanden, der dir Deadlines setzt – früher war Mama doch immer hilfreich, wenn es hieß „In einer Stunde ist das Zimmer aufgeräumt!“. Oder?
Manche Dinge gehen auch automatisch mit Terminen einher (z.B. die allseits beliebte, zu erledigende Steuererklärung).

6. Halte die Listen überschaubar!

Nimm dir auf deiner To-Do-Liste für einen Tag nie zu viel vor. Das gilt für Lernpläne, Tagesaufgaben und auch Einkaufslisten. Nimm dir immer zuerst das vor, was wirklich notwendig ist. Den Grundstock sozusagen. Wenn du dann meinst, dass du noch mehr machen könntest, dann packe es dazu. Dafür brauchst du aber eine ziemlich gute eigene Einschätzung, was dein Zeitmanagement betrifft.

Ich empfehle daher eher, dass du mit den wirklich notwendigen To-Dos anfängst und ein paar Tage schaust, wie du damit zurechtkommst. Viele Aufgaben wiederholen sich ja auch täglich. Wenn du merkst, dass du neben der Uni, der Arbeit, dem Kochen etc. noch Zeit hast, kannst du zusätzliche Dinge auf die Liste packen.

Aber denke daran: Du und dein Kopf brauchen auch mal Zeit zur Erholung. Wenn du nach einem 9-Stunden-Arbeitstag um 17 Uhr nach Hause kommst und bis 22 Uhr noch irgendwelche Zusatzaufgaben erledigst, wird dir das dein Körper nicht danken! Schreibe deswegen eher „Vor den TV lümmeln und GZSZ gucken“ oder „Buch lesen, bis ich müde werde“ als letzten Punkt auf deine Liste.

Zugegeben, das klingt etwas übertrieben aber gerade am Anfang machen viele den Fehler, dass sie sich nicht genügend auf Erholung konzentrieren. „Ganz oder gar nicht“ lautet bei den meisten die Devise – und das bringt leider nichts.

7. Der ultimative Tipp für deine To-Do-Liste: Organisiere nie um des Organisierens willen!

Obwohl die Tipps deine To-Do-Liste optimieren sollen, solltest du dich nicht bis an die Grenze verwalten.

„Verwaltung ist kein Selbstzweck“ lautet der schöne Spruch, der hier schön anwendbar ist. Er soll an dieser Stelle deutlich machen, dass das Organisieren (und To-Do-Listen-Schreiben) immer einen Zweck haben soll und nicht nur dazu dient, überhaupt irgendwas zum Kritzeln zu haben. Es dient auch nicht dazu, bei Instagram zu zeigen, wie durchgeplant der ach so stressige Alltag doch ist. ;)

Gehe also mal in dich und überlege, wofür du deine To-Do-Liste überhaupt brauchst.
Wenn du direkt zum Bäcker laufen musst, um ein Brotlaib zu kaufen, brauchst du keine To-Do-Liste. Wenn dir abends auffällt, dass du kein Brot hast und am nächsten Tag deswegen zum Bäcker willst, kann die Sache schon ganz anders aussehen, weil du das schließlich länger im Kopf behalten musst.
Merkst du, worauf ich hinaus will? Schau dir auch nochmal Tipp 1 an.

Fazit

Mit der richtigen To-Do-Liste kommst du entspannter durch den Tag. Sie kann dir die Aufgaben wie Putzen, Einkaufen, Lernen etc. nicht abnehmen – aber so hast du den Kopf wenigstens frei und kannst dich stets auf die einzelne Aufgabe konzentrieren. Übertreibe es aber nicht: Die To-Do-Liste soll dir eine Hilfe sein und nicht der zentrale Tagesinhalt. Richte dich danach, aber es ist auch ok, wenn du sie mal ignorierst.

Stehst du zu deinen To-Do-Listen? Oder hältst du diese Form der Aufgabenorganisation für vollkommen übertrieben?

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22 Gedanken zu „Wie du mit 7 einfachen Tipps deine perfekte To-Do-Liste erstellst“

  1. Also Müll raus bringen… das is so ein Punkt, da müsste ich fünf Listen haben um es nicht zu vergessen.

    Einkaufslisten sind auch nützlich, wenn man nicht unnötiges Zeug kaufen möchte :)

    Antworten
    • Ich hab auch einige Dinge, die ich immer wieder vergesse, weil sie nicht in meinem täglichen Blickfeld sind. Aber seit ich die Listen führe, klappt es doch besser. :)

      Antworten
  2. Ich führe ToDo Listen, doch bisher hatte ich immer nur eine allgemeine, auf die einfach alles drauf kam. Und ohne Deadlines, mit der Konsequenz, dass ich dann doch nix davon gemacht und meinstens auch nicht mehr drauf geschaut habe.
    Aus diesem Grund finde ich Deine Tipps sehr hilfreich und werde künftig versuchen, thematisch geordnete ToDo Listen mit Deadlines zu frühren. Mal schauen, welche Form sich da als am praktikabelsten erweisen wird. Eine Agenda? Ein Heft? Ein Block? Einzelne Blätter? Hast Du da ggf. Empfehlungen resp. wie handhabst Du das?

    Antworten
    • Hallo. :)
      Für unterschiedliche Listen nutze ich unterschiedliche Sachen:
      Für eine ganz einfache Tages-To-Do-Liste habe ich einen Block mit Ringbindung hier liegen. Da kann ich am Abend den Zettel einfach rausreißen. Ähnlich ist es bei Einkaufszetteln.
      Für „größere“ Projekte wie Lernpläne habe ich einen eigenen Kalender gehabt, weil ich da die Einteilung im Überblick hatte.
      Ich habe inzwischen eine Vorliebe für den Moleskine, in den feste Termine kommen, die mit Aufgaben verbunden sind (sowas wie „Geburtstag von X, Blumen besorgen“). :)

      Ich möchte dir empfehlen, dass du einfach mal verschiedene Sachen ausprobierst und dann schaust, womit du am besten zurecht kommst. :) Lose Zettel z.B. waren gar nicht mein Ding, aber vielleicht passen ja gerade die perfekt zu dir?

      Beste Grüße

      Antworten
      • Vielen Dank für Dein Feedback, die Tipps sind interessant und ich werde sie gerne ausprobieren.

        Lose Zettel sind je nach Bereich voll mein Ding und ich finde mich auch gut zurecht. Oftmals geht aber auch etwas unter und das ist dann natürlich nicht so gut. Besser sind sie als Ideenspeicher geeignet.

        Antworten
  3. Ich finde deine Tipps sehr gut. Bis auf den Punkt, dass man für jede Kategorie eine eigene Liste machen sollte. Ist das nicht ein bisschen unübersichtlich? Und ich würde mir jede einzelne Liste so vollstopfen, dass ich keine Chance hätte, alles zu erledigen.
    LG
    Sabienes

    Antworten
    • Hallo Sabienes,
      dieser Punkt kann natürlich sehr individuell sein. Aber ich habe die Erfahrung gemacht (bzw. in meinem Bekanntenkreis auch so mitbekommen), dass so „Listen-für-alles“ eher ein Problem sind. Meistens sind die dann eher vollgestopft als Kategorie-Listen.
      Wie definierst du denn Kategorie? Man kann sich das ja so groß oder so klein einteilen wie man mag.
      Ich persönlich habe z.B. eine Liste für’s Putzen, die ich auf keinen Fall mit dem Einkaufszettel vermischen mag. Die Putz-Liste selbst habe ich aber dann auf einem einzigen Blatt in die einzelnen Räume gruppiert – d.h. ich mache mir jetzt nicht für jeden Raum eine eigene To-Do-Liste. :D
      Vollstopfen sollte man sie dann natürlich nicht, sondern sich ehrlich überlegen, wieviel man am Tag schaffen könnte.
      Beste Grüße
      Diana

      Antworten
  4. Liebe Diana, ich freu mich total über deine Organisiert in 2015 Reihe und den Auftakt! Ich neige auch gern mal dazu, Listen um des ‚ich tu als ob ich schon produktiv wär‘ wegens zu schreiben ;) (Ich mag aber auch Papeteriekram so gerne.) Generell versuch ich meine to-do Liste kurz zu halten, damit sie mich nicht demotiviet. Wenn etwas eeeewig drauf steht, wird es manchmal auch einfach irgendwann gestrichen – konnt ja nicht so wichtig gewesen sein (oder dann sofort in Angriff genommen, falls es doch erledigt werden muss). ;) Ich bin schon gespannt, wie es in deiner Reihe weiter geht! Liebe Grüße!

    Antworten
    • Hallo! :)
      Hehe, da sind wir schon zwei. Inzwische zwinge ich mich ganz gut dazu, solche „so-tun-als-ob“-Dinge nicht mehr zu machen. Spart einfach jede Menge Zeit. :)
      Schön, dass du meine Reihe mitverfolgst. :)
      Beste Grüße

      Antworten
  5. Hallo Diana, schöner Beitrag. Vielen Dank. Ich habe schon alles möglich versucht, mir eine virtuelle todo Liste zu machen. Google Kalender, Firefox, post its, Evernote und und und…. Ich kann das alles knicken und nehme auch das gute alte Papier, und lege hier auf den Schreibtisch ins Sichtfeld meine Notizen.
    „Größere“ Vorhaben, terminierte Beiträge schreib ich aber noch mit reminderfunktion in den Onlinekalender.
    Ich schreib mir übrigens keine erledigten Aufgaben mehr auf die Häkchenliste. ;-)
    Lieben Gruß Hans

    Antworten
    • Hallo Hans,
      danke für deinen Kommentar. :) Den Google Kalender teste ich selbst gerade als Blog-Planer nebenher. Ich mag einfach die Möglichkeiten der digitalisierten Welt – trotzdem bleiben Planer aus Papier nach wie vor meine Favoriten. :)
      Beste Grüße

      Antworten
  6. Das ist wieder mal ein toller Artikel!!
    Ich habe vor einiger Zeit mal ein Management Seminar besucht und in einer der ersten Einheiten gibt es um Zeitmanagement und Do-To-Listen. Es ist wirklich unglaublich wie leicht man sich das Leben machen kann wenn man richtig organisiert ist!
    Lg, J.

    Antworten
    • Hallo Julia,
      da gebe ich dir recht: Organisation sollte den Alltag auf jeden Fall erleichtern. :)

      P.S.: Ich habe deinen Link rausgenommen, weil ich ihn für Werbung hielt. Gegen Werbung habe ich nichts, allerdings knüpfe ich daran (u.a. finanzielle) Bedingungen. Bei Interesse darfst du mich gerne kontaktieren.

      Antworten
  7. Pingback: Digitale To Do-Listen rocken! | neontrauma.de
  8. Ich setze mich auch gleich an meinen Kalender und schreibe meine Listen für die Woche. Ich habe lange gebraucht, bis ich endlich Routine darin gefunden habe. Gerne mache ich es so, dass ich eine ganz große Liste führe auf einem neutralen Block über Dinge die mir in den Sinn kommen. Dann beim Planen überlege ich mir welche der Aufgaben kann ich in die Woche packen und erstelle sozusagen eine Wochen-To-Do-Liste und dann breche ich das Ganze auf die Tage auf. Wann habe ich Zeit die Dinge zu erledigen?

    Ganz toll finde ich die Idee mit dem roten Faden. Ich muss mal schauen, ob ich das umsetzen kann.

    Ganz toller Beitrag

    Liebe Grüße
    Maria

    Antworten
    • Vielen Dank für deinen Kommentar.
      So ähnlich handhabe ich das auch. Von großen Plänen breche ich alles auf die Woche runter. Lediglich bei den Tagen tue ich mich noch schwer, weil immer irgendetwas dazwischen kommt. Dann bin ich frustriert, wenn es an diesem Tag mit dem Abhaken nicht geklappt hat. :D

      Antworten
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