Wie du mit 7 einfachen Tipps deine perfekte To-Do-Liste erstellst

To-Do-Liste – ein Klassiker! Jeder braucht sie, viele schreiben sie, einige geben es nicht zu. Mit diesem Artikel leite ich meine #Organisiert durch 2015 – Reihe ein. 🙂

Das Gehirn gehört zu den faszinierendsten Organen des menschlichen Körpers. Eine unfassbare Fülle an Informationen kann gespeichert und wieder abgerufen werden. Das Langzeitgedächtnis macht’s möglich. Diese Informationen müssen jedoch zunächst das Kurzzeitgedächtnis passieren – und das hat eine Kapazitätsgrenze. Spontane Einfälle werden z.B. nicht von allen Menschen lange genug behalten, um sie wieder abrufen zu können – sie sind gelöscht! Warum? Weil um diese Einfälle herum zu viel Rauschen ist, zu viele Eindrücke gleichzeitig, mit denen das arme Kurzzeitgedächtnis schon genug zu tun hat.

 

Deswegen schreiben wir uns Termine auf, machen uns Einkaufslisten und stellen uns Lernpläne auf. Das alles sind Formen von To-Do-Listen. Sie halten fest, welche Aufgaben zu erledigen sind.

Gibt es eigentlich die perfekte To-Do-Liste? Es gibt zumindest einige Wege, um sie effizienter zu nutzen und das Chaos aus den eigenen Listen zu verbannen. Bist du bereit für ein paar Tipps?

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1. Erledige Aufgaben sofort, wenn du nicht länger als 2 Minuten brauchst. Schreibe sie NICHT auf.

Als ich diesen Tipp vor langer Zeit selbst erhielt, war er für mich der entscheidende Schlüssel, meine To-Do-Listen sinnvoll zu gestalten. Deswegen will ich ihn dir auch an erster Stelle nennen. Vielleicht kennst du ihn sogar schon.
Schreibst du dir Folgendes auch auf?

• „Müll rausbringen“,
• „Bett machen“ oder
• „Haare föhnen“

Schreibst du sie am liebsten dann auf, wenn du sie schon erledigt hast? 😉 Dadurch kannst du immerhin schon 3 Häkchen setzen und kannst dich endlich mal zufrieden zurücklehnen. Dadurch gaukelst du dir nur selbst etwas vor.

Was im ersten Moment nach Selbstmotivation aussieht, erreicht das genaue Gegenteil: Wenn du schon etwas von der Liste gestrichen hast, redest du dir ein, dass du es für den Rest auch ruhig angehen lassen kannst.
Das bringt so nichts. Denn Aufgaben, die wirklich wichtig sind, werden nicht erledigt und gehen auf Kosten der Dinge, die du sowieso schon automatisch erledigen kannst (oder gehst du mit nassen Haaren nach draußen?).

Erledige alle Dinge, die mit wenigen Handgriffen erledigt sind, sofort. Wie lange du für neue Aufgaben brauchst, kannst du natürlich nicht beim ersten Mal abschätzen. Doch mit der Zeit entwickelst du dafür ein eigenes Zeitgefühl.

Das Bett muss gemacht werden? Erledige das direkt nach dem Aufstehen. Müll rausbringen? Wenn du gleich die Wohnung verlassen willst, dann stell den Müllbeutel direkt in den Flur. So vergisst du ihn nicht (aber lass ihn da bitte nicht zu lange stehen…).

2. Schreibe für jeden Aufgabenbereich, für jede Kategorie eine eigene To-Do-Liste.

Für dich klingt dieser Tipp vielleicht nach einer Selbstverständlichkeit, für viele ist das aber nicht so klar:

Eine Einkaufsliste gehört nicht in den Lernplan. Aber auch Termine haben nichts in einem Lernplan verloren (Ausnahme: Prüfungstermine).

Konzentriere dich pro Liste nur auf die Aufgaben, die diesen Bereich berühren.
Es gibt Genies, die das Chaos beherrschen – es gibt Experten, die das für eine Ausrede halten – aber in der Regel fühlst du dich durch eine riesige aufgeblähte To-Do-Liste sofort demotiviert.
Eine Einkaufsliste mit 5 Produkten ist schneller abgehakt, als eine Aufstellung von 30 Tagesaufgaben und zaubert dir schon das erste zufriedene Lächeln ins Gesicht.

„Ich habe aber eine allgemeine To-Do-Liste, die auf meinem Tisch liegt und die ich immer vollkritzel, wenn mir eine Idee kommt!“
Ja, das ist ok. Nur überlege dir, was du mit dieser Liste machst.
Ist es nur ein Schmierzettel, der einfach da liegt und Gedanken festhält? Gehst du die Aufgaben tatsächlich nochmal durch, um sie zu erledigen? Schreibst du dir dann nochmal eine To-Do-Liste, um die Dinge von deiner allgemeinen To-Do-Liste zu streichen? Man kann sich auch in Grund und Boden verwalten. 😉
Denke an die Zeit, die du dabei verschwendest, wenn du eine wuselige Liste nach Aufgaben durchsuchst, die noch zu erledigen sind.

Solche „allgemeinen“ Listen habe ich auch neben dem Bett liegen, damit ich spontane Gedanken, die mir abends kommen, festhalten kann. Die Liste nehme ich aber immer morgens mit raus (bzw. reiße den Zettel vom Block) und schaue, was direkt erledigt werden kann. In der Regel steht dann dort drauf „Namensschild nicht vergessen“ oder „Waschmaschine vor der Arbeit einschalten“.

3. Formuliere die To-Do-Liste in ganzen Sätzen.

In den meisten Fällen bietet es sich an, ganze Sätze statt Ein-Wort-Stichpunkte aufzuschreiben (Ausnahme: Einkaufsliste).

Das hat 2 Vorteile:
Zum einen überlegst du dir, ob du jede Kleinigkeit wirklich notieren musst oder ob du das nicht jetzt direkt erledigen kannst. Wer mehr schreiben muss, schreibt weniger.

Zum anderen forderst du dich durch das Verwenden von Verben (früher sagte man Tu-Wörter 😀 ) selbst zu einer Handlung auf.
Ein simples „Ordner“ sagt nicht viel aus. Daraus kann man so viel mehr machen: „Ordner bei XY kaufen“ oder „Ordner beschriften“ oder „Ordner nach Aktualität durchgehen“.
Wenn du der Typ dafür bist oder es auf die Spitze treiben willst, kannst du auch richtige Forderungen formulieren: „Kaufe Ordner bei XY!“ oder „Sortiere die Ordner nach Aktualität!“

4. Halte einen roten Faden ein.

Die Roter-Faden-Methode habe ich damals beim Lernen sehr gerne angewendet (dazu wird es einen eigenen Blogartikel geben), doch sie eignet sich hervorragend auch für To-Do-Listen. Ziel ist es, dass du die Aufgaben sinnvoll miteinander verbindest, um einige Dinge vielleicht gleichzeitig erledigen zu können. Das kannst du auf verschiedenen Wegen erreichen.

Beispiel:
Willst du dir einen Aufräum-Plan machen? Setze dich in die Mitte des Raumes und schaue zur Tür. Gehe nun mit deinen Augen den Raum im Kreis entlang und schaue dir die einzelnen Gegenstände an bis du wieder bei der Tür angekommen bist.
Gehören sie hierhin? Muss darauf Staub gewischt werden? Müssen die Bücher aussortiert werden? Gardinen waschen? Fenster putzen?

So schreibst du dir die Sachen auf, die erledigt werden müssen.
Entgegen des Tipps Nr. 1 mache ich es manchmal so, dass ich hier auch Dinge aufschreibe, die weniger als 2 Minuten dauern würden (z.B. eine einzige Blume gießen), weil sie in meinen roten Faden passen.

5. Setze eine Deadline.

Eine To-Do-Liste sagt im besten Fall aus, welche Aufgabe du zu welchem Zeitpunkt erledigt haben musst. Wenn dir einen festen Erledigungstermin setzt, treibst du dich selbst dazu an, es auch wirklich zu tun. Außerdem kannst du schätzen, wie lange du für die Tätigkeit wohl brauchen wirst und dann versuchen, diese Zeit selbst zu toppen – eine Challenge gegen dich selbst sozusagen. 😉

Beispiel:
Die Sockenschublade bis 20 Uhr aussortieren, Dauer: 20 Minuten.
Fege und wische das Treppenhaus! Dauer: 30 Minuten.
Putze das Fenster im Wohnzimmer. Dauer: 20 Minuten.
Du musst das natürlich nicht so streng regeln. Wichtig ist nur, dass du dir einen Zeitpunkt setzt, zu dem die Aufgabe unbedingt erledigt sein muss. Nicht schieben!

Für den Fall, dass du zu den nicht selten vorkommenden Prokrastinierern gehörst: Suche dir jemanden, der dir Deadlines setzt – früher war Mama doch immer hilfreich, wenn es hieß „In einer Stunde ist das Zimmer aufgeräumt!“. Oder?
Manche Dinge gehen auch automatisch mit Terminen einher (z.B. die allseits beliebte, zu erledigende Steuererklärung).

6. Halte die Listen überschaubar!

Nimm dir auf deiner To-Do-Liste für einen Tag nie zu viel vor. Das gilt für Lernpläne, Tagesaufgaben und auch Einkaufslisten. Nimm dir immer zuerst das vor, was wirklich notwendig ist. Den Grundstock sozusagen. Wenn du dann meinst, dass du noch mehr machen könntest, dann packe es dazu. Dafür brauchst du aber eine ziemlich gute eigene Einschätzung, was dein Zeitmanagement betrifft.

Ich empfehle daher eher, dass du mit den wirklich notwendigen To-Dos anfängst und ein paar Tage schaust, wie du damit zurechtkommst. Viele Aufgaben wiederholen sich ja auch täglich. Wenn du merkst, dass du neben der Uni, der Arbeit, dem Kochen etc. noch Zeit hast, kannst du zusätzliche Dinge auf die Liste packen.

Aber denke daran: Du und dein Kopf brauchen auch mal Zeit zur Erholung. Wenn du nach einem 9-Stunden-Arbeitstag um 17 Uhr nach Hause kommst und bis 22 Uhr noch irgendwelche Zusatzaufgaben erledigst, wird dir das dein Körper nicht danken! Schreibe deswegen eher „Vor den TV lümmeln und GZSZ gucken“ oder „Buch lesen, bis ich müde werde“ als letzten Punkt auf deine Liste.

Zugegeben, das klingt etwas übertrieben aber gerade am Anfang machen viele den Fehler, dass sie sich nicht genügend auf Erholung konzentrieren. „Ganz oder gar nicht“ lautet bei den meisten die Devise – und das bringt leider nichts.

7. Der ultimative Tipp für deine To-Do-Liste: Organisiere nie um des Organisierens willen!

Obwohl die Tipps deine To-Do-Liste optimieren sollen, solltest du dich nicht bis an die Grenze verwalten.

„Verwaltung ist kein Selbstzweck“ lautet der schöne Spruch, der hier schön anwendbar ist. Er soll an dieser Stelle deutlich machen, dass das Organisieren (und To-Do-Listen-Schreiben) immer einen Zweck haben soll und nicht nur dazu dient, überhaupt irgendwas zum Kritzeln zu haben. Es dient auch nicht dazu, bei Instagram zu zeigen, wie durchgeplant der ach so stressige Alltag doch ist. 😉

Gehe also mal in dich und überlege, wofür du deine To-Do-Liste überhaupt brauchst.
Wenn du direkt zum Bäcker laufen musst, um ein Brotlaib zu kaufen, brauchst du keine To-Do-Liste. Wenn dir abends auffällt, dass du kein Brot hast und am nächsten Tag deswegen zum Bäcker willst, kann die Sache schon ganz anders aussehen, weil du das schließlich länger im Kopf behalten musst.
Merkst du, worauf ich hinaus will? Schau dir auch nochmal Tipp 1 an.

Fazit

Mit der richtigen To-Do-Liste kommst du entspannter durch den Tag. Sie kann dir die Aufgaben wie Putzen, Einkaufen, Lernen etc. nicht abnehmen – aber so hast du den Kopf wenigstens frei und kannst dich stets auf die einzelne Aufgabe konzentrieren. Übertreibe es aber nicht: Die To-Do-Liste soll dir eine Hilfe sein und nicht der zentrale Tagesinhalt. Richte dich danach, aber es ist auch ok, wenn du sie mal ignorierst.

Stehst du zu deinen To-Do-Listen? Oder hältst du diese Form der Aufgabenorganisation für vollkommen übertrieben?